为了加强商会会费管理,维护广大会员的利益,保证商会各项工作的顺利开展,根据财政部制定的《民间非营利组织会计制度》及《广东仙桃商会章程》的有关规定,并结合商会实际,特制定本制度。
一、 商会经费来源
㈠ 、会费和赞助费;
㈡ 、捐赠和政府资助;
㈢ 、在核准的范围内开展活动或服务的收入;
㈣ 、利息;
㈤ 、其他合法收入。
二、 经费使用管理原则
㈠ 、本会经费使用基本原则是“取之于会员,用之于会员”,用于本章程规定的业务范围和事业的发展,要量入而出,确保收支平衡。
㈡ 、商会实行财务公开,每半年公布一次收支明细帐目,接受全体会员的监督。如有需要,可委托法定中介机构审计。
三、 商会经费的使用范围包括
㈠ 、会员活动:会员联谊、文化活动、教育培训、商业交流、宣传推广等;
㈡ 、对外交流:商会与国内外商业组织、政府机构和民间团体等的往来、交流活动等;
㈢ 、会员服务:商业信息,法律咨询,维权服务,投资咨询,文化交流等;
㈣ 、日常办公:聘用专职工作人员工资、购置固定资产、办公用品等;
㈤ 、其他活动:商会参加或举办企业管理论坛,信息交流活动及其他活动。
㈥ 、商会《章程》规定内允许开支的合理费用。
四、 审批及报销手续
㈠ 、费用报销管理的原则
1、 财务报销必须严格遵守国家有关法律、法规和商会有关制度。商会由一名副秘书长兼任财务总监,账和钱分管、支票和印章分管。
2、 商会每年必须进行制定财务开支计划预算,年终必须进行财务决算,并形成报告。
3、 费用开支程序:
⑴、日常费用:由经办人填写商会的报销单或支付表,列明理由或用途,所附单据要真实、合法,有二人同时参与的,要求一人作为证明人签名,报商会秘书长和财务总监审核后支付,由商会会长每月进行一次汇总审批。日常费用包括:制度规定支付人员工资、福利补贴、社保三金、合同约定的房租、水电、通讯、办公费等。
⑵、非日常费用:指日常开支以外的费用,须先请示商会会长同意后才可开支,报销程度同⑴。
⑶、固定资产购置、对外投资、捐赠以及组织重大活动由商会秘书处拟定计划报会长办公会议批准后方可开支。
㈡ 、费用的管理
1、备用金管理
因业务需要经会长批准可借支备用金,秘书长限额5000元以内,一般工作人员限额3000元以内。领用备用金人员的工作一旦调换,应立即收回备用金。领用备用金人员每季末必须同会计结清所借备用金。
2、业务应酬费的管理
商会需要宴请客人,原则上需要向会长先申请,同意后方可宴请,报销时需注明宴请对象,参加人员及证明人。
3、差旅费的管理(参照省商会制度)
商会人员出差必须经商会会长批准,否则出差费用一律不予报销。工作人员出差期间,无正当理由绕行或滞留的,其有关费用不予报销。工作人员出差,一般只乘坐硬卧,不得乘坐飞机、软卧。如果情况特殊必须乘坐飞机或软卧的,要事先报经商会会长批准。自行超标乘坐交通工具的,按正常标准报销,超标部分自理。
经批准出差可借支差旅费,借用限额一般不得超过正常所需往返交通费、住宿费和公务费的总额。出差人员回单位后一星期内按规定进行报销,旧帐不结新借不批。如超过十天还未报账,由财务人员通知本人及时报账,否则,从当月起扣发工资,直至如数扣回借款为止。
出差人员住宿标准:原则上商会副会长以上人员和秘书长每人每天最高不得超过480元;副秘书长每人每天最高不得超过340元;其他人员每天最高不得超过220元(为了节约费用,凡同批出差同性工作人员应合并住宿)。
出差地市内交通费标准:出差地市内交通费实行按级别控制使用,超支自负。商会副会长以上人员和秘书长据实报销,副秘书长每人每天凭票限额报销50元,其他人员每人每天30元。
乘坐火车一天以上的(白天乘车16小时以上或夜间乘车10小时以上计为一天)按每人每天50元发放旅途补贴。
4、办公费用管理
对办公用品实行年初计划,统一购买,入库保管、领用登记的管理办法。采购原则上到沃尔玛、家乐福、好又多或易初莲花等大型超市购买,报销时保留电脑小票。领用办公用品实行登记核销制度,年终根据购物清单和领用登记进行盘存,加强管理,厉行节约。情况特殊的,应报经秘书长批准。
5、市内交通费用的管理
工作人员外出办事乘坐大巴、中巴车票据实报销,如遇工作需要有特殊情况需乘坐的士时应先由秘书长批准方可乘坐。
6、其他
超出以上规定范围的费用开支均采取一事一报、一事一批的办法按常规程序办理。
以上制度经会长办公会批准后,自2009年8月28日起暂时施行。